Target Magazine
ທ່ານເຄີຍລຳບາກໃຈທີ່ຈະບອກປະຕິເສດ ຫຼື ເວົ້າຄຳວ່າ “ບໍ່” ຫຼືບໍ່ ບາງຄັ້ງຢາກປະຕິເສດຢ່າງເດັດຂາດ ແຕ່ກໍ ຢ້ານວ່າ ຖ້າເວົ້າອອກໄປຕົງໆແລ້ວ ຈະເຮັດໃຫ້ຜູ້ຮ້ອງຂໍຜິດຫວັງ ເສຍໃຈ ແລະ ກະທົບຕໍ່ຄວາມສຳພັນອັນດີງາມ ທີ່ຜ່ານມາ ສຸດທ້າຍກໍຮັບປາກ ແລ້ວມານັ່ງເຈັບຫົວຢູ່ຄົນດຽວ ຊຶ່ງການຕອບຮັບໃນມື້ນີ້ ອາດຈະນຳເອົາບັນຫາມາໃຫ້ໃນ ພາຍໜ້າກໍເປັນໄດ້. ຜູ້ຂຽນເຊື່ອວ່າ ຫຼາຍທ່ານທີ່ກຳລັງອ່ານບົດຄວາມນີ້ ມີນິໄສໜຶ່ງທີ່ເປັນພື້ນຖານ ກໍຄື ນິໄສຂີ້ເກງໃຈ ຊຶ່ງເຮັດໃຫ້ມີບັນຫາໃນການປະຕິເສດ ແລະ ເວົ້າຄຳວ່າ “ບໍ່”. ເຖິງຢ່າງໃດກໍຕາມ ເຮົາບໍ່ສາມາດຮັບປາກຕົກລົງເຮັດວຽກ ທຸກຢ່າງໄດ້ ຈຶ່ງຈຳເປັນຕ້ອງເລືອກເອົາສິ່ງທີ່ສາມາດເຮັດໄດ້ ແລະ ບໍ່ເກີນກຳລັງຕົນເອງ ແລ້ວເຮົາຈະມີວິທີໃນການປະຕິເສດແບບໃດເພື່ອເຮັດໃຫ້ບົວບໍ່ໃຫ້ຊໍ້າ ນໍ້າບໍ່ໃຫ້ຂຸ່ນ. ໃນບົດຄວາມນີ້ ຜູ້ຂຽນຈຶ່ງຂໍນຳສະເໜີບາງວິທີການປະຕິເສດແບບບໍ່ໃຫ້ເສຍນໍ້າໃຈກັນ ຫຼື ແບບນຸ້ມນວນ ແລະ ຈິງໃຈ ມານຳສະເໜີໃຫ້ທ່ານໄດ້ນຳໄປປັບໃຊ້ໃນການເຮັດວຽກງານໃຫ້ມີປະສິດທິພາບຍິ່ງຂຶ້ນ.
ປະສິດທິພາບໃນການເຮັດວຽກ ບໍ່ແມ່ນການພະຍາຍາມບໍລິຫານເວລາເພື່ອໃຫ້ສາມາດເຮັດວຽກທຸກຢ່າງທີ່ເຮົາຖືກ ຮ້ອງຂໍ ຫຼື ເຮັດໃຫ້ໄດ້ຄົບໝົດທຸກວຽກ ແຕ່ມັນຄືການທີ່ເຮົາຮູ້ຈັກຂອບເຂດໜ້າທີ່ຂອງຕົນເອງ ຮູ້ຈັກຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນຂອງໜ້າວຽກ ແລະ ຮູ້ທີ່ຈະປະຕິເສດວຽກອື່ນທີ່ເຮົາຖືກຮ້ອງຂໍເພີ່ມເຂົ້າມາໃຫ້ໄດ້. ຄວາມເມື່ອຍລ້າຈາກການມີວຽກລົ້ນມື ຈະບັນທອນປະສິດທິພາບໃນການເຮັດວຽກຂອງຄົນເຮົາຢ່າງເຫັນໄດ້ຊັດເຈນ ດັ່ງນັ້ນ ການຮູ້ຈັກປະຕິເສດ ຈະເຮັດຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດຈັດຄວາມສົມດຸນຂອງວຽກໃນມືທ່ານໄດ້ດີຂຶ້ນ ຊຶ່ງເຮັດໃຫ້ທ່ານໄດ້ຜົນງານທີ່ມີຄຸນນະພາບ ແລະ ສຳເລັດທັນຕາມກຳນົດເວລາ.
ແລ້ວເຮົາຄວນປະຕິເສດຄຳຮ້ອງຂໍໃນເວລາໃດ ຄຳຕອບ ກໍຄື ເມື່ອເຮົາໝັ້ນໃຈວ່າ ຖ້າເຮົາຮັບວຽກນັ້ນມາແລ້ວ ຈະສົ່ງຜົນກະທົບໃຫ້ວຽກທີ່ມີຢູ່ ເກີດຄວາມຫຼ້າຊ້າ ຫຼື ຄຸນນະພາບຂອງວຽກທີ່ມີຢູ່ຫຼຸດລົງ ຊຶ່ງອາດສ້າງຄວາມເສຍຫາຍໃຫ້ແກ່ອົງກອນ ກໍເປັນໄດ້. ການຮັບວຽກເພີ່ມ ສ່ວນໃຫຍ່ມັກບໍ່ແມ່ນວຽກທີ່ຢູ່ໃນຂອບເຂດໜ້າທີ່ຂອງເຮົາ ແຕ່ມັກເປັນວຽກຂອງຄົນອື່ນທີ່ມາຮ້ອງຂໍໃຫ້ຊ່ວຍ ແຕ່ຫາກທ່ານເຫັນວ່າ ສາມາດຈັດການ ຫຼື ຊ່ວຍເຫຼືອເພື່ອນຮ່ວມໄດ້ ທ່ານຄວນຄຳນຶງວ່າ ກຳນົດເວລາທີ່ໃຫ້ມາສັ້ນໂພດບໍ່ ເຮົາຕ້ອງແບ່ງເວລາເຮັດວຽກທີ່ມີຢູ່ແລ້ວມາທຸ່ມເທໃສ່ວຽກນີ້ຫຼາຍຊໍ່າໃດ ວຽກທີ່ມີໃນມືຢູ່ແລ້ວຈະໄດ້ຮັບຜົນກະທົບຫຼາຍໜ້ອຍຊໍ່າໃດ ແລ້ວລະດັບທັກສະ ແລະ ຄວາມຊຳນານຂອງເຮົາທີ່ຈະເຮັດວຽກທີ່ເພີ່ມມານີ້ ມີພ້ອມບໍ່ ເຮົາຕ້ອງໄດ້ສຶກສາ ແລະ ຮຽນຮູ້ເພີ່ມຕື່ມຫຼາຍເທົ່າໃດ ຈຶ່ງຈະສາມາດເຮັດວຽກນີ້ສຳເລັດລຸລ່ວງໄປໄດ້ໃນເວລາທີ່ກຳນົດ. ຄໍາຖາມເຫຼົ່ານີ້ ຈະຊ່ວຍທ່ານໃນການຕັດສິນໃຈວ່າ ຄວນຕອບຮັບເຮັດວຽກນັ້ນ ຫຼືບໍ່ ໂດຍຜ່ານການຊັ່ງຊາຜົນໄດ້-ຜົນເສຍທີ່ອາດເກີດຂຶ້ນ.
ມາຮອດນີ້ ຫຼາຍທ່ານອາດຄິດໃນໃຈວ່າ ເຖິງຈະປະເມີນຜົນອອກມາແລ້ວວ່າ ມີຜົນເສຍຫຼາຍກວ່າຜົນໄດ້ ແຕ່ມັນກໍບໍ່ແມ່ນເລື່ອງງ່າຍເລີຍທີ່ຈະປະຕິເສດວຽກທີ່ຖືກຮ້ອງຂໍໃຫ້ຊ່ວຍ ໂດຍສະເພາະແມ່ນວຽກທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍຈາກຫົວໜ້າ ຫຼື ເພື່ອນຮ່ວມງານທີ່ສະໜິດ ເຖິງວ່າ ບາງຄັ້ງວຽກນັ້ນອາດບໍ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບໜ້າວຽກຫຼັກຂອງທ່ານກໍຕາມ. ແຕ່ການປະຕິເສດຢ່າງມີສິລະປະ ຈະເຮັດໃຫ້ຜູ້ຂໍຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອ ຮູ້ສຶກວ່າ ເຮົາເປັນຍັງຄົນທີ່ມີນໍ້າໃຈທີ່ພ້ອມຈະຊ່ວຍເຫຼືອພວກເຂົາ ແຕ່ສະຖານະການໃນຕອນນັ້ນ ແມ່ນບໍ່ເອື້ອອຳນວຍໃຫ້ເຮົາຊ່ວຍເຫຼືອພວກເຂົາ, ໃນປື້ມ Power of a positive No ຂຽນໂດຍ William Ury ໄດ້ແນະນຳຫຼັກການປະຕິເສດໜຶ່ງທີ່ໜ້າສົນໃຈ ຄື “Yes-No-Yes” ໂດຍມີ 3 ຂັ້ນຕອນດັ່ງນີ້:
- Yes ແມ່ນຂັ້ນຕອນທໍາອິດທີ່ເຮົາເວົ້າກັບຕົນເອງ ໝາຍຄວາມວ່າ ເຮົາຕ້ອງຮູ້ວ່າເຮົາປະຕິເສດດ້ວຍເຫດຜົນຫຍັງ ທ່ານຮູ້ຫຼືບໍ່ວ່າ ການທີ່ເຮົາບໍ່ສາມາດປະຕິເສດຄຳຮ້ອງຂໍ ຫຼື ຄຳສັ່ງຈາກຄົນອື່ນນັ້ນ ກໍຍ້ອນເຮົາຍັງບໍ່ມີເຫດຜົນໃນການປະຕິເສດທີ່ພຽງພໍ. ການປະຕິເສດທີ່ດີແບບບໍ່ໃຫ້ເສຍນໍ້າໃຈຕ້ອງໃຫ້ເຫດຜົນແກ່ຜູ້ຮ້ອງຂໍສະເໝີ ໂດຍເຫດຜົນນັ້ນ ຄວນເປັນຄວາມຈິງ ສັ້ນ ກະທັດຮັດ ກົງໄປກົງມາ ແລະ ເຂົ້າໃຈງ່າຍ ຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນ ຜູ້ຮ້ອງຂໍຈະເຂົ້າໃຈວ່າ ເຮົາກຳລັງຊັກແມ່ນໍ້າທັງຫ້າມາເປັນຂໍ້ອ້າງໃນການປະຕິເສດ. ຕົວຢ່າງ ຫົວໜ້າສະເໜີໂຄງການໃໝ່ໃຫ້ເຮັດ ເພື່ອຈະໄດ້ມີຜົນງານ ແລະ ລາຍຮັບເຂົ້າມາເພີ່ມ ແຕ່ທ່ານກໍມີເຫດຜົນທີ່ຈະປະຕິເສດວຽກດັ່ງກ່າວ ເມື່ອທ່ານເຫັນວ່າວຽກທີ່ມີຢູ່ກໍລົ້ນມືແລ້ວ ຖ້າຕ້ອງຮັບໂຄງການໃໝ່ນີ້ມາ ນອກຈາກ ຄຸນນະ ພາບຂອງວຽກທີ່ມີອາດຫຼຸດລົງ ຍ້ອນທ່ານແບ່ງຄວາມເອົາໃຈໃສ່ ແລະ ເວລາມາເຮັດໂຄງການນີ້ແລ້ວ ທ່ານອາດຕ້ອງເຮັດວຽກລ່ວງເວລາ ຫຼື ນຳເອົາວຽກມາເຮັດຢູ່ບ້ານນຳອີກ, ເມື່ອຄິດເບິ່ງແລ້ວມັນບໍ່ຕ້ອງການຮັບໂຄງການດັ່ງກ່າວ ເພາະບໍ່ຄຸ້ມກັບເວລາ ແລະ ຄຸນນະພາບຊີວິດທີ່ຕ້ອງເສຍໄປ.
- ຫຼັງຈາກເຮົາໄດ້ຄຳຕອບ Yes ໃຫ້ຕົນເອງໃນຂັ້ນຕອນທີໜຶ່ງແລ້ວ, ຂັ້ນຕອນຕໍ່ມາຄື ການເວົ້າຄຳວ່າ “ບໍ່” ຫຼື No ໃຫ້ກັບຄົນທີ່ຮ້ອງຂໍ ດ້ວຍການອະທິບາຍເຫດຜົນທີ່ປະຕິເສດຢ່າງນຸ້ມນວນ ແລະ ຊັດເຈນ, ໃຫ້ທ່ານຄຳນຶງໄວ້ສະເໝີວ່າ ຄຳເວົ້າບໍ່ສຳຄັນເທົ່າກັບວິທີການສື່ສານຄຳເວົ້ານັ້ນອອກໄປໃຫ້ຜູ້ຟັງຮັບຮູ້ ເພາະຄຳເວົ້າປະໂຫຍກໜຶ່ງ ມີຫຼາຍຮ້ອຍວິທີໃນການສື່ສານອອກມາ ເຖິງວ່າເຮົາຈຳເປັນຕ້ອງປະຕິເສດ ເຮົາກໍຄວນເລືອກໃຊ້ຄຳເວົ້າ ແລະ ພາສາກາຍທີ່ອ່ອນໂຍນ ຈິງໃຈ ແລະ ບໍ່ໃຫ້ແຂງກະດ້າງຈົນເກີນໄປ ເຊັ່ນ ການອະທິບາຍດ້ວຍຄວາມຈິງໃຈວ່າ ທ່ານຍັງຢາກໃຊ້ເວລາສ່ວນຕົວໃນການຢູ່ນຳຄອບຄົວ ດ້ວຍການເບິ່ງແຍງພໍ່ແມ່ທີ່ເຖົ້າແກ່ໄປທຸກມື້ ດູແລລູກນ້ອຍທີ່ຢູ່ໃນຊ່ວງພັດທະນາການທີ່ຕ້ອງການເຮົາຫຼາຍທີ່ສຸດ ແລະ ມີເວລາໃຫ້ກັບຕົນເອງໃນການອອກກຳລັງກາຍເບິ່ງແຍງສຸກຂະພາບຕົນເອງ ເນື່ອງຈາກເຮົາເປັນເສົາຫຼັກຂອງຄອບຄົວ.
- Yes ໃນຂັ້ນຕອນທີສາມ ແມ່ນມາຈາກອີກຝ່າຍ ຫຼື ຫົວໜ້າ ຍ້ອນເຮົາບໍ່ຢາກປະຕິເສດໃຫ້ເສຍຄວາມສໍາພັນ ເຮົາຈຶ່ງຕ້ອງຫາທາງໃຫ້ເຂົາຍອມຮັບຄຳປະຕິເສດຂອງເຮົາໃຫ້ໄດ້. ການນຳສະເໜີທາງເລືອກ ຫຼື ຄໍາແນະນໍາອື່ນ ແລະ ສະແດງໃຫ້ເຫັນເຖິງຄວາມໃສ່ໃຈ ແລະ ຄວາມເຫັນໃຈຜູ້ຮ້ອງຂໍ ເຮັດໃຫ້ເຂົາຮູ້ສຶກວ່າ ເຖິງແມ່ນເຮົາຈະປະຕິເສດເຮົາກໍຍັງພະຍາຍາມທີ່ຈະຫາທາງອອກຊ່ວຍ. ການກ່າວປະຕິເສດພຽງແຕ່ວ່າ “ບໍ່” ຖືເປັນການຫັກຫານນໍ້າໃຈກັນເກີນໄປ ເຮົາຄວນຮູ້ຈັກປະຕິເສດຢ່າງນຸ້ນນວນ ຟັງມ່ວນຫູ ແລະ ລອງສະເໜີທາງອອກ ຫຼື ຄຳແນະນຳອື່ນ ເຊັ່ນ ລອງໃຫ້ຄຳແນະນຳຫາຄົນທີ່ເໝາະສົມທີ່ອາດສາມາດຊ່ວຍໄດ້ ແລະ ມີຄວາມພ້ອມຫຼາຍກວ່າ ບໍ່ວ່າ ທາງດ້ານເວລາ ແລະ ຄວາມຊໍານານ, ນອກນັ້ນ ຫາກທ່ານມີຄວາມຮູ້ຄວາມຊໍານານດ້ານນັ້ນໃນລະດັບໜຶ່ງ ທ່ານກໍສາມາດໃຫ້ຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອໂດຍບໍ່ຕ້ອງຕອບຮັບຕໍ່ການຮ້ອງຂໍໄດ້ ດ້ວຍການໃຫ້ແນວທາງປະຕິບັດທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງອາໃສເວລາ ແລະ ການລົງມືເຮັດວຽກຂອງທ່ານເອງ ເປັນຕົ້ນ ການແນະນຳວິທີການຫາຂໍ້ມູນ ໃຫ້ຢືມເອກະສານ ຫຼື ເຄື່ອງມືຕ່າງໆໃຫ້ເຂົາສຶກສາເອງໄດ້.
ອີກສິ່ງໜຶ່ງທີ່ສຳຄັນແມ່ນ ການປະຕິເສດໃນຄັ້ງນີ້ ບໍ່ໄດ້ໝາຍຄວາມວ່າເຮົາຈະຕ້ອງປະຕິເສດໃນຄັ້ງຕໍ່ໆໄປ ເປັນພຽງການປະຕິເສດໃນບາງໂອກາດ ເພື່ອເຮັດໃຫ້ວຽກທີ່ເຮົາຕ້ອງເອົາໃຈໃສ່ຢູ່ນັ້ນສຳເລັດລຸລ່ວງໄປໄດ້ດ້ວຍດີ. ເຮົາເອງຄວນປະຕິເສດໄປພ້ອມກັບການເປີດໂອກາດໃຫ້ຕົນເອງສຳລັບວຽກໃນອະນາຄົດຢູ່ສະເໝີ.
ສະຫຼຸບລວມແລ້ວ ການປະຕິເສດໃນທີ່ນີ້ ແມ່ນການມຸ່ງເນັ້ນເຮັດໃຫ້ວຽກອອກມາມີຄຸນນະພາບສູງ ແລະ ສາມາດບັນລຸໄດ້ຜົນສຳເລັດຕາມໄລຍະເວລາທີ່ກຳນົດ ທັງສ້າງຄວາມສົມດຸນໃນການໃຊ້ຊີວິດສ່ວນຕົວ ແລະ ການງານ. ທ່ານຄວນປະຕິເສດການຕອບຮັບຄຳຮ້ອງຂໍທີ່ຈະມີຜົນກະທົບຫຼາຍຕໍ່ວຽກທີ່ທ່ານມີຢູ່ແລ້ວ, ວຽກທີ່ທ່ານຍັງບໍ່ທັນມີຄວາມຊຳນານພຽງພໍ ຫຼື ເກີນກຳລັງຈົນເກີນໄປ, ແລະ ວຽກທີ່ອາດກະທົບຕໍ່ສຸກຂະພາບ ແລະ ການໃຊ້ຊີວິດສ່ວນຕົວ. ແນ່ນອນວ່າ ເທັກນິກທີ່ກ່າວມາ ບໍ່ແມ່ນສູດສຳເລັດຕາຍຕົວ ທີ່ໃຜເອົານຳໄປໃຊ້ກໍໄດ້ຮັບຜົນສຳເລັດທີ່ໜ້າພໍໃຈໝົດທຸກກໍລະນີ ແຕ່ທຸກຄັ້ງເຮົາກໍຈະໄດ້ມີການຮຽນຮູ້ ດັດປັບ ລອງໃຊ້ ຖ້າບໍ່ສຳເລັດ ກໍຫາທາງໃໝ່ ແຕ່ຖ້າສຳເລັດ ກໍຈະເປັນເລື່ອງໜ້າຍິນດີຫຼາຍ ເພາະຈະເຮັດໃຫ້ເຮົາສາມາດບໍລິຫານການເຮັດວຽກເຮົາໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ.
The art of refusal
Have you ever found it hard to refuse or say “no”? Sometimes, you would like to clearly decline a request, but you are afraid that it will disappoint or make another person sad, and negatively affect the relationship you have with that person. Then you always end up accepting his/her request and regret such decision which could bring you problems in the future. The writer believes that many of you who are reading this article all have one thing in common, which is consideration, making it hard for us to refuse and say “no.” Nevertheless, we will never be able to accept all requests, hence we have to be selective for only things that we can do. Then, how do we refuse others without offending others? In this article, the writer would like to introduce some methods in declining in a polite and honest way for you to adapt into your own life.
Work effectiveness does not refer to the ability to manage time well so that you have more time to do everything requested or every task assigned, but the realization of your own scope of responsibilities, how to prioritize tasks and how to refuse additional work requests. Tireness resulted from work overload will only exacerbate your work effectiveness. Therefore, to know how to decline properly will help you balancing your work better, while ensuring your performance quality and the ability to meet deadlines.
Then, how do you refuse a request? The answer is when you are sure that if you accept the request, it will slow down your own work progress, work quality and eventually damage the organization. Mostly, people would ask for your help on works outside of your responsibilities. If you think you can manage the work and would like to assist your colleagues, please also consider the deadline they give you. How much time do you have to invest on this work? How much will this request affect your own work? Do you have necessary skills and expertise to work on this task? How much information do you have to study more in order to achieve this work based on the set timeframe? These questions will help you determining whether you should accept the request or not by weighting gains and losses that might occur out of this decision.
Many of you might say that even though you find out that there are more losses than gains, it is still difficult to say no to a request, especially a work assigned by your boss or a request from you close office friend regardless of how relevant the work is to your area of experise. However, the art of refusal will help making people understand that even though you decline, it does not mean that you do not want to help them. Just because that situation is not the right moment for you to be able to help. According to a book called “Power of a Positive No” written by William Ury, it discusses one interesting principle of refusal which involves 3 “Yes-No-Yes” steps as following:
- Yes is the first step saying to yourself meaning that you have to know why you would like to decline. Many times, you find yourself in a situation when you cannot refuse a request from others. This is because you lack reasons to refuse. A good refusal which does not offend requesters is always backed up by good reasons. The reasons have to be true, concise, direct and understandable. Without good reasons, requesters will interpret that you are making excuses not to accept their request. For instance, when your boss proposes a new project in order to make further achievements and more income. If you are already up to your neck at the moment and evaluate that to involve in this new project will only drag down your overall work performance, conflict your daily schedule as you may have to work overtime or work at home, and lower your quality of life, then you should say no.
- After saying Yes to yourself in the first step, you should now say “No” to requesters by explaining reasons to them in a soft and clear manner. You should always take into consideration that words are not as important as the way you communicate them. One sentence can be communicated in several hundreds of ways. Although you must refuse, you should choose the most polite and honest, not too direct, words and body language. For example, you can explain honestly that you need time to spend with your family, take care of your grand parents, look after your children and do exercise for your own health because you are a tower of strength in your family.
- Yes in the third step comes from another person or your boss. Because you do not want to decline directly fearing that the refusal will harm your relationship with them, you then try to make them accept your refusal. To offer options or provide suggestion to requesters show that you care and sympathize with them by attempting to help despite refusal. To reply with “No” only can offend requesters. Thus, you should learn how to politely decline, while proposing other possible solutions or recommendation. For example, you can recommend people who can and are more ready in terms of time and expertise to help your requesters. Furthermore, if you happen to know about a particular task your friend asks for help, you do not have to accept their request in order to help them. You can also provide them with a guideline so that they can do it themselves without you investing your own time and energy on it. For instance, you can show them how to look for information, lend them documents or tools for them to study on their own.
Another vital thing to remember is that it does not mean you have to refuse all the times. You can do it occasionally and when it is necessary in order to make sure that your own work is achieved smoothly or when you would like to devote your time for future work opportunities instead.
In conclusion, to refuse in this context is so that you can concentrate fully on your works, guarantee quality outcomes and achieve them based on deadlines, while helping you maintain your work-life balance. Definitely, you should refuse a work request that might interfere with your existing job, the one that you lack or beyond your expertise, the task that affects your health and private life. Definitely, there is no fixed formula which works with this person and can be duplicated with another to bear the same result. You have to try out these techniques on your own, learn from them and adapt them as you see fit. If you fail, just try new ways. If you succeed, then you should be happy because you are now able to manage your work more effectively than before.
