Target Magazine
ທ່ານເຄີຍສັງເກດບໍ່ວ່າ ເຖິງວ່າຄົນເຮົາທຸກຄົນມີເວລາ 24 ຊົ່ວໂມງເທົ່າກັນ ແຕ່ໝາກຜົນທີ່ແຕ່ລະຄົນບັນລຸໄດ້ກໍບໍ່ໄດ້ເທົ່າກັນໝົດທຸກຄົນ. ໜຶ່ງໃນຕົວປ່ຽນສຳຄັນ ທີ່ເຮັດໃຫ້ຄວາມສຳເລັດຂອງແຕ່ລະຄົນແຕກຕ່າງກັນແມ່ນ ປະສິດທິພາບໃນການເຮັດວຽກ ຂຶ້ນກັບວ່າແຕ່ລະຄົນຈະສາມາດບໍລິຫານຈັດການເວລາທີ່ມີຢູ່ ໃຫ້ເກີດປະໂຫຍດສູງສຸດ ໄດ້ດີພຽງໃດ. ໃນບົດຄວາມນີ້ ຜູ້ຂຽນຈຶ່ງຂໍນຳເອົາບາງເຕັກນິກການເພີ່ມປະສິດທິພາບໃນການເຮັດວຽກມາແບ່ງປັນນຳທ່ານຜູ້ອ່ານ ນັ້ນກໍຄື ການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນ ແລະ ການແບ່ງວຽກ.
ກ່ອນອື່ນໝົດ ເຮົາມາທຳຄວາມເຂົ້າໃຈນຳກັນກ່ອນວ່າ “ປະສິດທິພາບ (Efficiency)” ໝາຍເຖິງ ການເຮັດວຽກ ອອກມາຢ່າງມີຄຸນນະພາບດ້ວຍການໃຊ້ເວລາຢ່າງຄຸ້ມຄ່າ ໂດຍສາມາດປະເມີນໄດ້ຈາກ ການໃຊ້ເວລາ ແລະ ພະລັງງານໜ້ອຍທີ່ສຸດ ເພື່ອໃຫ້ໄດ້ໝາກຜົນທີ່ມີຄຸນນະພາບ ແລະ ປະລິມານສູງທີ່ສຸດ. ການທີ່ທ່ານເຮັດ ວຽກຫຼາຍກວ່າຄົນອື່ນ ບໍ່ໄດ້ໝາຍຄວາມວ່າ ທ່ານເຮັດວຽກໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ ສະນັ້ນ ການບໍລິຫານເວລາ ດ້ວຍການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນ ແລະ ການແບ່ງວຽກ ຈຶ່ງສຳຄັນຕໍ່ການພັດທະນາປະສິດຕິພາບໃນການເຮັດວຽກ.
ການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນ: ວິທີການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນຂອງວຽກນັ້ນມີຫຼາຍແບບ ແຕ່ແບບຈຳລອງ (Model) ທີ່ນິຍົມໃຊ້ຄື Eisenhower Matrix ຊຶ່ງເປັນການແບ່ງວຽກອອກເປັນ 4 ກຸ່ມ ຕາມລຳດັບ ຄວາມສຳ ຄັນ ແລະ ຄວາມຮີບດ່ວນຂອງວຽກ ດັ່ງພາບ:
- ການເລີ່ມເຮັດວຽກໃນມື້ນີ້ເລີຍ (Do It Today): ເປັນວຽກທີ່ສຳຄັນ ແລະ ຮີບດ່ວນ ທີ່ທ່ານຈຳເປັນຕ້ອງ ເຮັດໃຫ້ແລ້ວທັນທີ ເຊັ່ນ ການເຮັດລາຍງານສົ່ງມອບພາສີອາກອນໃນມື້ຮອດກຳນົດສົ່ງ, ການຮັບມືກັບລູກຄ້າຄົນສຳຄັນທີ່ກຳລັງບໍ່ພໍໃຈຢ່າງແຮງ, ການນຳສະເໜີຜະລິດຕະພັນໃຫ້ແກ່ລູກຄ້າສຳຄັນ, ການເຮັດວຽກ ທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍຈາກຫົວໜ້າໃຫ້ສຳເລັດພາຍໃນມື້ ເປັນຕົ້ນ.
- ການວາງແຜນຈັດຕາຕາລາງເວລາເຮັດວຽກ (Schedule): ເປັນວຽກທີ່ສຳຄັນ ແຕ່ບໍ່ຮີບດ່ວນ ຊຶ່ງບໍ່ຈຳ ເປັນຕ້ອງເຮັດທັນທີ ຫຼື ສາມາດເຮັດນຳຫຼັງກໍໄດ້ ເຊັ່ນ ການສ້າງເຄືອຂ່າຍທຸລະກິດ, ການປັບຍຸດທະສາດ ຂອງອົງກອນ, ການສຶກສາຄູ່ແຂ່ງ, ການພັດທະນາຄວາມອາດສາມາດໃນການເຮັດວຽກຂອງຕົນເອງ ເປັນຕົ້ນ. ການຈັດວາງເວລາທີ່ແນ່ນອນໃນການເຮັດວຽກເຫຼົ່ານີ້ ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານບໍ່ລືມທີ່ຈະເຮັດວຽກດັ່ງກ່າວ ໃຫ້ສຳເລັດຕາມເວລາທີ່ວາງໄວ້.
- ການມອບວຽກ (Delegate): ເປັນວຽກທີ່ຮີບດ່ວນ ແຕ່ບໍ່ສຳຄັນ ຊຶ່ງທ່ານອາດມອບວຽກນີ້ໃຫ້ຄົນອື່ນເຮັດ ເຊັ່ນ ວຽກຈອງປີ້ຢົນ ແລະ ບ່ອນພັກ, ການຕອບອີເມລທີ່ຄວາມສຳຄັນຮອງລົງມາ, ການຈ່າຍບິນຄ່າໃຊ້ ຈ່າຍຕ່າງໆ ເປັນຕົ້ນ. ບາງເທື່ອມັນອາດຈະຍາກໃນການລະບຸວ່າວຽກໃດສຳຄັນ ເຊັ່ນ ບາງທ່ານອາດຈະ ມີຂໍ້ໂຕ້ແຍ້ງວ່າ ການຈອງປີ້ຍົນແມ່ນສຳຄັນ ແລະ ຮີບດ່ວນ ເພາະວ່າ ຖ້າບໍ່ເຮັດວຽກນີ້ໃຫ້ແລ້ວ ທ່ານອາດຈະພາດໂອກາດສຳຄັນໃນການເຊັນສັນຍາ ກັບລູກຄ້າຄົນສຳຄັນກໍເປັນໄດ້. ວິທີໜຶ່ງທີ່ຊ່ວຍທ່ານໄດ້ແມ່ນ ໃຫ້ຖາມຕົນເອງວ່າ ວຽກນີ້ມີຄວາມສຳຄັນທີ່ທ່ານຕ້ອງເຮັດເອງຫຼືບໍ່? ຕົວຢ່າງ ວຽກເຂົ້າຮ່ວມປະຊຸມແມ່ນສຳຄັນ ແຕ່ວຽກຈອງປີ້ຍົນເພື່ອທີ່ຈະໄປຮ່ວມປະຊຸມດັ່ງກ່າວ ອາດບໍ່ແມ່ນວຽກທີ່ສຳຄັນທີ່ທ່ານຕ້ອງເຮັດເອງ. ໃນການເຮັດວຽກຕົວຈິງ ແມ່ນມີຄວາມເປັນໄປໄດ້ທີ່ຈະມີຫຼາຍກອງປະຊຸມໃນໜຶ່ງມື້ ຊຶ່ງອາດຈະຈັດຖືກ ໂມງດຽວກັນ ຫຼື ຕ່າງໂມງແຕ່ອາດໃຊ້ເວລາໝົດມື້, ການເຂົ້າຮ່ວມປະຊຸມແຕ່ລະຄັ້ງນັ້ນ ເຮັດໃຫ້ເວລາໃນ ການເຮັດວຽກອື່ນຂອງທ່ານຂອງຫຼຸດລົງໄປນຳ, ດັ່ງນັ້ນ ທ່ານຄວນພິຈາລະນາວ່າ ແຕ່ລະກອງປະຊຸມນັ້ນ ມີຄວາມສຳຄັນທີ່ຕ້ອງມີທ່ານເຂົ້າຮ່ວມຫຼາຍໜ້ອຍຊ່ຳໃດ ຫຼື ຄົນອື່ນສາມາດເຂົ້າຮ່ວມແທນທ່ານໄດ້ຫຼືບໍ່.
- ການຕັດວຽກອອກ (Eliminate): ເປັນວຽກທີ່ບໍ່ມີຄວາມສຳຄັນ ແລະ ບໍ່ຮີບດ່ວນ ຊຶ່ງເປັນສິ່ງທີ່ເຮັດໃຫ້ ທ່ານເສຍເວລາ ທ່ານຕ້ອງຕັດວຽກນີ້ອອກ ເຊັ່ນ ການອ່ານຂ່າວນຳເວັບໄຊຕ່າງໆ, ອ່ານຂໍ້ມູນໃນອິນເຕີ ເນັດແບບບໍ່ມີຈຸດໝາຍ, ນິນທາເລື່ອງຄົນອື່ນນຳເພື່ອນຮ່ວມງານ, ແລະອື່ນໆ. ເຖິງວ່າກິດຈະກຳເຫຼົ່ານີ້ຈະບໍ່ຈຳເປັນ ແຕ່ທ່ານກໍອາດບໍ່ຢາກຕັດອອກໄປເລີຍ ເພາະເຫັນວ່າຍັງມີປະໂຫຍດຢູ່ ເຊັ່ນ ການອ່ານຂ່າວນຳເວັບໄຊຕ່າງໆ, ທ່ານສາມາດປັບພຶດຕິກຳຂອງທ່ານດ້ວຍການຈັດສັນເວລາທີ່ແນ່ນອນໃນການອ່ານດີກວ່າ ການຊອກອ່ານເວລາໃດກໍຕາມທີ່ຄິດອອກໃນລະຫວ່າງວັນ ເພາະຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານມີສະມາທິ ໃນການເຮັດວຽກຫຼາຍຂຶ້ນ ເຊັ່ນ ຈັດສັນເວລາຫຼັງອາຫານທ່ຽງປະມານ 20 ນາທີໃນການອ່ານຂ່າວ.
ເຖິງແມ່ນວ່າ ແບບຈຳລອງ Eisenhower Matrix ຈະເປັນເຄື່ອງມືທີ່ເຂົ້າໃຈງ່າຍ ສາມາດຊ່ວຍທ່ານໃນການ ຈັດບຸລິມະສິດຂອງໜ້າວຽກຕ່າງໆ ແຕ່ຖ້າທ່ານບໍ່ກຳນົດເປົ້າໝາຍການເຮັດວຽກຢ່າງຊັດເຈນ ຫຼື ຍັງບໍ່ເຂົ້າໃຈແຈ້ງ ກ່ຽວກັບໜ້າວຽກ ແລະ ຄວາມຮັບຜິດຊອບຂອງຕົນ ມັນກໍຈະກາຍເປັນເລື່ອງຍາກທີ່ຈະຈັດລຽງໄດ້ວ່າ ວຽກໃດສຳຄັນ ຫຼື ບໍ່ສຳຄັນ. ດັ່ງນັ້ນ ຖ້າທ່ານລອງໃຊ້ແບບຈຳລອງນີ້ແລ້ວບໍ່ໄດ້ຜົນດີ ທ່ານກໍຄວນກັບໄປເບິ່ງເປົ້າໝາຍໃນການເຮັດວຽກຂອງທ່ານຄືນ ເພາະວ່າຖ້າເຮົາວາງເປົ້າໝາຍຕ່າງກັນ ເຮົາກໍຈະໃຫ້ຄວາມສຳຄັນກັບວຽກຕ່າງກັນ ບາງວຽກອາດສຳຄັນສຳລັບທ່ານ ແຕ່ອາດບໍ່ສຳຄັນສຳລັບຄົນອື່ນ, ຕົວຢ່າງ ຖ້າທ່ານເປັນເລຂາ ທ່ານກໍອາດໃຫ້ຄວາມສຳຄັນກັບວຽກການກວດອີເມລ ການນັດໝາຍວຽກ ແລະ ການກະກຽມເອກະສານໃຫ້ຂອງຫົວໜ້າ ຫຼາຍກວ່າ ວຽກງານສຶກສາຂໍ້ມູນຜະລິດຕະພັນຂອງບໍລິສັດຢ່າງລະອຽດ ເພື່ອກະກຽມນຳສະເໜີໃຫ້ລູກຄ້າ ທີ່ພະນັກງານຝ່າຍການຕະຫຼາດໃຫ້ຄວາມສຳຄັນ.
ການແບ່ງວຽກ: ເມື່ອຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນໄດ້ແລ້ວ ສິ່ງຕໍ່ໄປຄື ການແບ່ງວຽກ ແລະ ຈັດວຽກເຂົ້າໃນຕາຕາລາງ ເວລາຂອງທ່ານ ເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຮູ້ວ່າ ທ່ານຕ້ອງເຮັດຫຍັງແດ່ ເຮັດເມື່ອໃດ ແລະ ຈະໃຊ້ພະລັງງານເທົ່າໃດ ໃຫ້ໄດ້ວຽກທີ່ມີຄຸນນະພາບ ດ້ວຍການແບ່ງວຽກຍ່ອຍ ແລະ ແບ່ງເວລາສຳລັບແຕ່ລະວຽກຍ່ອຍ.
- ການແບ່ງວຽກອອກເປັນໜ້າວຽກຍ່ອຍ: ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດຕິດຕາມ ແລະ ເຫັນຄວາມຄືບໜ້າຂອງ ວຽກໄດ້ດີຂຶ້ນ ພ້ອມທັງເຮັດໃຫ້ທ່ານມີກຳລັງໃຈໃນການເຮັດວຽກຕໍ່ໄປ ເມື່ອທ່ານເຫັນວ່າ ວຽກຍ່ອຍຫຼາຍໆວຽກ ເລີ່ມທະຍອຍສຳເລັດໄປເທື່ອລະອັນແລ້ວ.
- ແບ່ງເວລາສຳລັບແຕ່ລະວຽກ: ເມື່ອແບ່ງວຽກອອກເປັນໜ້າວຽກຍ່ອຍແລ້ວ ທ່ານຄວນຈັດສັນເວລາໃຫ້ ເໝາະສົມ, ການເລືອກໃຊ້ໄລຍະເວລາທີ່ເໝາະສົມ ກັບແຕ່ລະໜ້າວຽກຍ່ອຍເປັນສິ່ງສຳຄັນ ເພາະຄົນເຮົາຈະມີເວລາໃດໜຶ່ງທີ່ສະໝອງເຮັດວຽກໄດ້ດີທີ່ສຸດບໍ່ຄືກັນ ທ່ານອາດຈະເລືອກໃຊ້ເວລານີ້ເຮັດວຽກທີ່ສຳຄັນກວ່າກ່ອນ ຈາກນັ້ນຈຶ່ງເຮັດວຽກທີ່ສຳຄັນຮອງລົງມາ ເພື່ອເຮັດໃຫ້ວຽກອອກມາມີຄຸນນະພາບ ໂດຍບໍ່ເສຍພະລັງງານຫຼາຍເກີນໄປ ກັບວຽກຍ່ອຍທີ່ສຳຄັນໜ້ອຍກວ່າ. ການຈັດສັນແບ່ງເວລາໃຫ້ແຕ່ລະວຽກ ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານບໍ່ຕ້ອງເສຍເວລາໃນການຄິດອີກວ່າ ວຽກໃດສຳເລັດແລ້ວ ແລະ ຈະເຮັດຫຍັງຕໍ່ໄປ. ສິ່ງສຳຄັນທີ່ສຸດ ຄື ມີວິໄນໃນການປະຕິບັດຕາມແຜນ ບໍ່ເລື່ອນວຽກໄປໜ້າເລື້ອຍໆ ເພາະຖ້າທ່ານເລື່ອນວຽກໜຶ່ງແລ້ວ ວຽກອື່ນກໍຈະໄດ້ຮັບຜົນກະທົບ. ນອກນັ້ນ ການຈັດຕາຕະລາງຄວນມີຊ່ອງຫວ່າງເວລາທີ່ຫຼາຍພຽງພໍສຳລັບວຽກດ່ວນທີ່ອາດເຂົ້າມາແບບບໍ່ໄດ້ຕັ້ງຕົວ.
ສຸດທ້າຍນີ້ ຜູ້ຂຽນຂໍຝາກໄວ້ວ່າ ເຕັກນິກການເພີ່ມປະສິດທິພາບ ດ້ວຍການຈັດລຽງຄວາມສຳຄັນ ແລະ ການແບ່ງວຽກທີ່ໄດ້ນຳສະເໜີໄປນັ້ນ ເປັນພຽງຫຼັກປະຕິບັດທີ່ໃຊ້ໄດ້ຜົນກັບຄົນທົ່ວໄປ ແຕ່ກໍບໍ່ໄດ້ໝາຍຄວາມວ່າຈະໃຊ້ໄດ້ຜົນກັບທຸກຄົນ, ສະນັ້ນ ການທົດລອງນຳເອົາປະຕິບັດ ແລະ ປັບໃຊ້ໃຫ້ເໝາະສົມກັບຕົວທ່ານເອງ ຈະກໍ່ໃຫ້ເກີດ ໝາກຜົນດີທີ່ສຸດ.
increase work efficiency
Have you ever noticed that although everyone has the same 24 hours per day, we all achieve outcomes differently. One important thing that makes us different from each other is work efficiency. It all depends on each of us to manage the time we have so that we can achieve the best possible outcomes. In this article, the writer would like to share some techniques in increasing work efficiency with all of you, especially a task prioritizing and dividing technique.
First of all, let us understand that “efficiency” refers to the ability to work in high quality with the effective time management. Such efficiency can be evaluated considering the lowest time and energy used in producing the best quality and highest number of outputs. Working more than others does not mean you can work more efficiently. Therefore, time management by prioritizing and dividing tasks is highly crucial in improving your work performance.
Task Prioritizing: task prioritizing can be done in various ways. However, the most commonly used model refers to the Eisenhower Matrix which divides a single task into 4 categories based on its importance and urgentness as following:
- Do It Today: this is the most important and urgent task to be completed immediately, such as to submit a tax payment report on deadline, to deal with a VIP customer who is very angry, to present a product to a VIP client, and to finish an assigned task within that day.
- Schedule: this method is for a vital task but not urgent, which does not have to be completed immediately or can be done later, namely to build a business network, to revise an organizational strategy, to study competitors, and to improve one’s performance. Having a schedule for all these tasks will prevent you from forgetting to finish these works on time.
- Delegate: this can be done with an urgent task but not important. You can then delegate the work to someone else to do for you, such as to book a plane ticket and accommodation, to reply less important emails, and to pay bills. Sometimes, it can be difficult to know which task is more important than others. For instance, some of you may think that ticket reseveration is highly important and urgent because without it, you might miss a crucial opportunity to sign a contract with your VIP customer. One way to help you with this is to ask yourself if this work is important for you or not? For example, reserving a plane ticket to attend a meeting can be important, but do you actually have to do it yourself? In fact, you may have several meetings to attend in one day. Some meeting can overlap with another or can be arranged at a different time which take your whole day away. In this case, attending meetings will diminish your time in doing something else. Thus, you have to consider whether you should attend all meetings or have someone participated on your behalf.
- Eliminate: this is for unimportant and unurgent tasks which can waste your time and you, therefore, should eliminate them, such as to read news from different websites, to browse the Internet without a particular purpose, to engage in office gossiping, and so on. Some activity, despite being unnecessary, can still be kept, namely to read news from different websites. You can do this by scheduling a specific time period for it. For example, you can spend about 20 minutes after lunch for the reading in order not to disturb your work.
Although the Eisenhower Matrix Model is the easily understand tool which can help you prioritizing your tasks, if you do not set a clear goal for your work or you do not understand your duty and responsibility distinctively, it will still be very difficult to re-arrange your tasks based on their importance. As a result, if you tried this model and had a negative outcome, you should review your working goal. Different work has different goal and is vital in its own way. You might think that this task is important, while others may think the opposite. For example, if you are a secretary, you probably think that checking emails, making appointments and preparing documents for your boss are more crucial than studying company’s products in details in order to present to customers which is a responsibility of marketing staff members.
Task Dividing: once you finish prioritizing your tasks, what you should do next is to divide your works and arrange them into your schedule to help reminding you of what and when to do something. You should divide your main task into sub-tasks and assign time for each of them in order to determine how much energy to be used to produce quality outcomes.
- Dividing your main work into sub-tasks will help you monitor and see progresses of your work better, while encouraging you to keep doing when you see the completion of many sub-tasks.
- Dividing time for each work: once sub-tasks are divided, you should assign time properly for each task. Time assignment is highly important because each person has a different hour that they can work best. You should do the most important works during this hour, then the less important ones later in order to yield quality outputs without spending too much energy on the least important sub-tasks. Assigning time to each task will prevent you from wasting time thinking about what you have finished and what to do next. More importantly, you have to be strict to your plan without postponing. If you put one task off, other tasks will be affected. Moreover, you should leave a sufficient gap in your schedule in case when an unexpected task comes up.
Finally, the writer would like to say that the techniques for increasing work efficiency through task prioritzing and dividing mentioned above are just common practices that work well for most people. Nevertheless, it does not mean that the techniques will be effective for everyone. Therefore, you have to try and improvise on your own for the best possible outcomes.
